Неожиданные сложности электронного документооборота
Для передачи документов все чаще используют электронные каналы связи, что сокращает затраты времени: не нужно ждать в «живой» очереди или дожидаться, пока пакет доставит Почта России. Безусловный плюс – надежность электронной передачи информации: каждое передвижение зафиксировано, ни одна «бумажка» не потеряется. Однако существуют некоторые минусы, которые нужно учитывать при работе с электронным документооборотом.
Большинства неудобств избежать легко: обновить компьютерную технику, программное обеспечение, выбрать надежных интернет-провайдера и оператора ЭДО. Технические вопросы решаются просто. Однако существует проблема содержания и оформления документов.
Стандарты заполнения
Для документации разработаны стандарты заполнения и оформления. Когда в учреждение приносят пачку бумажных документов, принимающий их оператор, на месте ли «галочки» и «прочерки», все ли листы подписаны, везде ли стоит дата в нужной форме.
С одной стороны – это мелочи, которых сдающий бумаги представитель компании имеет полное право не знать. С другой – отсутствие необходимого, даже ничего не значащего знака, служит причиной возврата документов. Не всегда причина возврата указана однозначно. Если дана общая формулировка, например, «ошибка в оформлении», найти ее сложно.
Ошибочные данные
Нельзя исключать влияние человеческого фактора на заполнение документации. Ошибиться в букве или цифре, подсчете, может каждый, даже при оформлении важных бумаг. Конечно, проблемы решаемы, ошибки исправляют, информацию корректируют и отправляют повторно. Однако такие задержки заставляют терять время.
При сдаче бумажных документов проверяющий их инспектор часто замечал явную ошибку, указывал на нее, и тем самым экономил время, помогал избежать возврата.
Ошибочные данные
Нерешаемых проблем нет, тем более, когда ошибки в данных или оформлении не принципиальны и легко устранимы. Однако даже они становятся причиной нежелательных последствий:
- Теряется время. Например, не полученный вовремя сертификат помешает участвовать в конкурсе.
- Теряются деньги. За некоторые манипуляции платят. Например, государственную пошлину, которая является не ценой получаемого документа, а оплатой услуг. В результате после уплаты госпошлины можно подать исправленные документы лишь один раз. Если вторично потребуются исправления, пошлину придется уплатить еще раз.
- Портится репутация. В некоторых случаях компания, подавшая заявку, но не получившая необходимый документ, попадает в реестр с пометкой «отказ». Позже, после повторной подачи, в реестре появится другая запись. Но не вовремя проведенная потенциальным заказчиком проверка может повлиять на заключение контракта.
Избежать проблем помогает помощь экспертов, которые проконсультируют по оформлению и проверят заполненные документы перед их отправкой в контролирующие органы или отправят их через собственные каналы связи.
